중소기업은 대기업에 비해 상대적으로 인력과 자원이 부족하고 내부관리보다는 영업을 중요시함에 따라 내부통제가 철저하지 않아 임직원 횡령 등 회계부정 가능성이 상존한다. 더욱이 회사 규모가 크지 않아 횡령 등으로 거액의 손실을 입게 되는 경우 회사의 존립이 위태로울 수 있다. 이에 금융감독원은 중소기업 경영진이 현금 및 예금 등에 대한 임직원 횡령 등의 회계부정방지를 위해 내부통제 상 놓치지 말고 확인할 필요가 있는 주요 체크포인트를 상황별로 선정해 안내했다.

◆자금 담당자와 회계 담당자는 반드시 분리
중소기업 A사는 인건비 절감을 위해 자금, 회계, 인사 및 총무를 담당하는 팀을 2명(팀장 포함)으로 운영하면서 1명(김 팀장)이 자금 및 회계업무를 담당하고, 나머지 1명(팀원)이 인사 및 총무업무를 담당했다. 또한, 재무담당임원을 별도로 두지 않고 영업담당임원이 재무(회계)업무를 겸직하도록 했다. 자금 및 회계업무를 혼자 담당하던 김 팀장이 거액의 현금을 횡령하였음에도 경영진은 김 팀장을 전적으로 신뢰한 결과 이를 전혀 인지하지 못했다.
경영자는 오류 또는 부정을 방지하기 위해 한명에게 모든 일을 시키는 대신에 업무를 여러 명에게 적절히 배분할 필요가 있다. 특히, 자금 담당자와 회계담당자는 반드시 분리해 각각 다른 사람이 담당하도록 해야 한다.

◆현금과 통장잔고는 사전 예고 없이 불시에 점검
B사 경영진은 최근 몇 년간 현금실사 및 통장잔고 확인을 전혀 하지 않았고 외부감사인의 현금실사도 사전협의 후, 연 1회 이뤄졌다. B사는 인력부족 등을 이유로 업무분장, 순환보직 등이 이뤄지지 않았을 뿐만 아니라, 현금에 대한 관리와 통제절차가 전혀 없었다.
내부통제 관점에서 정기적인 점검 등 횡령 방지절차도 중요하지만 사전 예고 없이 불시에 이뤄지는 현금실사 및 통장잔고 확인도 반드시 필요하다. 담당자 휴가시 관련 업무에 대한 불시 점검, 강제적인 휴가명령, 비정기적 불시 현금실사 및 통장잔고 확인 등으로 횡령여부를 파악 할 수 있을 뿐만 아니라, 담당자의 불순한 동기도 사전에 차단할 수 있다.

◆통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관
C사는 증권계좌에 자회사 유가증권을 장기간 보유하고 있었고 총무부 직원 백 씨는 15년간 증권계좌 유가증권, 출금카드, 비밀번호 등을 혼자서 관리해 왔다. 백 씨는 보관 중인 출금카드, 계좌 비밀번호 등을 이용해 유가증권을 임의로 매각해 매각대금을 개인 용도로 사용했다.
유가증권, 법인카드, 인감, 통장, 계좌 비밀번호 등은 각각 다른 담당자가 관리·보관하도록 할 필요가 있다. 인감, 통장 등 중요 물품 사용시 관리자의 승인을 받도록 해야 한다.

◆같은 업무를 너무 오래 하지 않도록 업무 변경
D사 횡령직원 박 씨는 입사 후 약 20년간 회계업무를 계속 담당했고 최근 8년간은 자금업무도 동시에 담당하게 됐다. 박 씨는 오랜 기간 동안 같은 업무를 혼자 수행하면서 회사의 내부통제상 취약점을 가장 잘 알게 됐고 재무를 전담하는 임원도 없는 상태였다. 결국 박 씨는 채무 누락 등의 방법으로 장기간 임직원들을 속여 회사자금을 장기간 횡령하고, 가공의 현금을 계상하거나 매입했다.
직원들의 업무를 자주 바꿔 주어 한 명이 특정업무를 너무 오랜기간 동안 담당하지 않도록 할 필요가 있다. D사의 경우 박의 업무를 다른 직원과 바꾸어 주었더라면, 횡령을 방지할 수 있었거나 횡령사실을 보다 더 일찍 발견할 수 있었을 것이다.

◆외부감사를 재무상태 점검 기회로
E사는 ‘주식회사의 외부감사에 대한 법률’에 따른 외부 감사대상으로 15년간 F회계법인으로부터 외부감사를 받고 있다. E사는 비용 절감을 위해 최저 감사보수 금액을 제안한 F회계법인과 감사계약을 체결했다. F회계법인은 직원이 횡령한 기간(6년) 동안 매해 회계감사를 실시했으나 현금실사, 은행조회서 및 채권채무조회서 확인 등의 절차를 소홀히 해 횡령사실을 발견하지 못했다.
외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검할 수 있으므로 감사의견 뿐만 아니라 외부감사인이 수행한 절차 등에 대해서도 경영진이 관심을 가질 필요가 있다. 또한 외부감사인을 정기적으로 교체함으로써 새로운 시각을 통해 회사의 문제점을 파악할 필요가 있다.

자료=금융감독원
정리=정재인 기자 jji@ggilbo.com